Årsstämman är föreningens högsta organ. En av stämmans viktigaste uppgift är att välja styrelse för föreningen. Senast 4 veckor innan stämman skall hållas, ska medlemmarna ha fått en kallelse via brevlåda eller mailutskick. Informationen delas både i Samfällighetens Facebookgrupp samt här på hemsidan.
Det finns också en dagordning för stämman samt redovisning av föregående års ekonomi. Om man har ett förslag till stämman ska denna lämnas in en motion till styrelsen. Motionen ska vara inlämnad till styrelsen i god tid innan årsstämman. Styrelsen kommer sedan att diskutera motionen och lämna förslag till beslut. Både motionen och styrelsens förslag till beslut finns med i materialet som skickas ut före stämman.
Dagordningen för årsstämma följer ordningen i Samfällighetens stadgar. Se fliken Gemensamt > Stadgar här på hemsidan. innehåller bl a följande:
Öppnande
Årsstämman förklaras öppnad av föreningens ordförande och verksamhetsberättelsen läses upp för medlemmarna.
Mötesordförande
Till mötesordförande väljs någon som är kunnig i föreningsteknik och känner föreningen väl. I regel har valberedningen eller sittande styrelse förslag på en lämplig person.
Dagordningen
Dagordningen är ett förslag till i vilken ordning de olika ärendena ska behandlas. Ska det utskickade förslaget till dagordningen följas? Är det någon medlem som föreslår en ändring i dagordningens ordningsföljd, ska detta påpekas här. Sedan får stämman rösta om vilken ordning som frågorna ska behandlas. Ibland finns det angivet i stadgarna vilka punkter som ska finnas med på dagordningen på en stämma.
Val av justeringsmän och rösträknare
Det blir i regel samma personer som får både justera protokollet och fungera som rösträknare under stämman. Att justera protokollet innebär att man efteråt får skriva under att protokollet från stämman är korrekt. Vill justeringsmännen ändra något, ska man säga det till stämman sekreterare. Är justeringsmännen och sekreteraren överens, ändras det, så att protokollet blir riktigt. Om justeringsmännen är oeniga om någonting i protokollet, får man lämna in ett förslag till formulering i protokollet. Förslaget bifogas därefter protokollet och finns med som en bilaga.
Stämmans utlysande
Här beslutas om kallelsen gått rätt till. Är det någon medlem som har invändningar, ska man säga ifrån här.
Val av styrelse
En styrelse har både ordinarie ledamöter och suppleanter, antalet regleras i stadgarna. Valberedningens ordförande redovisar vilka som är avgående (som har suttit sin tid) och föreslår antingen omval eller lämnar förslag på nytt / nya namn. Under denna punkt finns det även möjlighet för den enskilde medlemmen att lämna förslag på namn. Revisorernas uppgift är utöver att granska ekonomin, gå igenom styrelseprotokoll och kontrollera att besluten är tagna på rätt sätt.
Några föreningstekniska termer
Ansvarsfrihet
Stämman godkänner det arbete som styrelsen utfört under det gångna räkenskapsåret.
Justeringsman
Den eller de personer som ska justera protokollet. De ska följa sammanträdet så noga, att de kan påpeka eventuella felaktigheter i det skrivna protokollet. Det kan gälla röstsiffror eller fattade beslut. Ett justerat protokoll kan inte ändras i efterhand.
Ordningsfråga
Här går man in och bryter talarlistan. Orsak kan vara att man vill ha rast eller att det ska sättas streck i debatten.
Omröstning (votering)
Omröstning kan ske på flera olika sätt.
Det enklaste sker med att de röstberättigade svarar med ja- eller nejrop då ordförande talar om vad röstningen gäller. Ordföranden talar sedan om hur han / hon har uppfattat svaren.
Ett exempel: Ordföranden föreslår stämman omval av NN som styrelseledamot. Vid detta tillfälle svarar några ja och några nej. Uppfattar ordföranden att flest svarat ja förklarar han att NN omvalts som styrelseledamot.
Skulle man inte vara överens med ordföranden, utan tycker att det var fler som ropade nej, ska man begära votering. Votering innebär rösträkning och måste begäras innan ordföranden slår klubban i bordet. Man brukar även precisera om det skall vara sluten votering eller om handuppräckning gäller. Vid personval är det brukligt med sluten votering.
Sluten votering går till på följande sätt:
Man skriver sitt val på ett röstkort. Gäller det personval, kan valet stå mellan t ex fyra personer, som ska väljas till två platser i styrelsen. Då får röstsedeln innehålla högst två namn, dvs ett eller två. Skriver man tre eller flera namn är röstsedeln ogiltig. Samma gäller om man skriver dit ett namn som inte tidigare föreslagits.
Stämmodeltagarna får därefter lämna sina röstsedlar och prickas då av på deltagarförteckningen. Rösträknarna drar sig sedan tillbaka och räknar rösterna. De upprättar ett protokoll över hur omröstningen har utfallit. Detta protokoll bifogas sedan stämmoprotokollet.
Omröstning med handuppräckning brukar vara tillräckligt i andra frågor än i personval. Rösträknarna räknar då hur många röster de olika förslagen har fått. Resultatet antecknas och skrivs in i protokollet.
Protokoll
Vid stämma skrivs endast beslutsprotokoll, dvs vilken fråga det gäller och vad beslutet blev.
Revisorer
Det skall finnas två ordinarie och minst en suppleant. Revisorerna går igenom föreningens räkenskaper. En annan lika viktig uppgift är att granska protokollen och se till att besluten fattas på rätt sätt. Om allt är som det ska, föreslår revisorerna på årsstämman att styrelsen beviljas ansvarsfrihet.
Stämma eller årsmöte
En förenings högsta beslutande organ. Stämman väljer styrelse och beslutar i vissa ekonomiska frågor. Här beviljas eller avslås ansvarsfrihet för styrelsen.
Utslagsröst
Vid lika antal röster har ordföranden utslagsröst.
Valberedning
Lämnar förslag på styrelsemedlemmar.
Verksamhetsberättelse
Verksamhetsberättelsen upprättas inför stämman / årsmötet. Där beskrivs vad som har hänt i föreningen under det gångna året, vilka ekonomiska åtaganden man gjort samt en ekonomisk redogörelse med bokslut för verksamhetsåret. Dessutom har revisorerna skrivit en revisionsberättelse.